O que é RFI e como solicitar?

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O RFI é um relatório essencial para toda empresa que busca um fornecedor confiável, independentemente do serviço a ser prestado. Nesse documento, é possível tirar as principais dúvidas sobre o fornecedor. Assim, você e sua companhia podem ter mais segurança antes de fechar negócio.

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A importância do RFI é tão grande, que decidimos dedicar um artigo só para o tema. Aqui, a gente vai te mostrar como fazer sua solicitação e quais os principais itens que devem ser analisados ao recebê-lo. Continue a leitura!  

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‍O que tem no RFI?

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‍Em primeiro lugar, é importante saber o que RFI significa. Essa pequena sigla se traduz como solicitação de informações (Request for Information, em inglês). Basicamente, o RFI é o primeiro passo para empresas que queiram profissionalizar a sua relação com os fornecedores.

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Vale ressaltar que o documento não oficializa o fechamento de um negócio, ou seja, ainda que sua empresa peça o RFI do fornecedor, o compromisso formal entre as partes permanece inexistente.

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Veja a seguir as principais informações que podem ser levantadas sobre um fornecedor por meio do RFI:  

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• Trajetória da empresa no mercado, tempo de funcionamento e faturamento médio;

• Tamanho da empresa, englobando o quadro de funcionários, outros clientes e disponibilidade da frota;

• Raio de atuação, já que alguns fornecedores aceitam atuar com empresas que fiquem mais distantes de sua sede, enquanto outros parceiros preferem operar regionalmente;

• Número de participantes da equipe que lidará diretamente com a empresa contratante;

• Diferenciais competitivos e catálogo completo de serviços;

• Solicitação para um acordo de confidencialidade, caso a contratante queira manter o sigilo sobre aspectos da negociação.

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Agora que você já sabe o que consta no RFI, siga para o próximo tópico e confira como solicitar o relatório.

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Como solicitar o RFI?

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O primeiro passo para solicitar o RFI é entender as necessidades da sua empresa. Quanto mais específico você for em relação a isso, melhor.  

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Para exemplificar, se sua busca é por terceirizar uma frota de veículos, solicite o relatório apenas a empresas que oferecem esse serviço, e não a qualquer companhia que se classifique como “do setor automotivo”.  

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Além disso, informe os seus principais objetivos de maneira direta. Uma boa ideia é já começar o relatório explicando o que a sua empresa deseja, de modo que o fornecedor possa responder rapidamente se as expectativas estão alinhadas com o que pode ser oferecido.

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Inclua no início ainda eventuais exigências e requisitos mínimos para atender suas demandas. Assim, caso o fornecedor não consiga cumprir com o que foi pedido, poderá responder com a negativa sem fazer outras consultas desnecessárias.  

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Também é importante informar o escopo de serviços que deseja contratar. Seguindo o exemplo da terceirização de frotas, se sua empresa precisa de dez veículos, deixe o número em evidência ao solicitar o RFI.  

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O último passo é solicitar detalhes sobre as soluções oferecidas pelo fornecedor. Afinal, cada empresa tem sua própria maneira de trabalhar, e isso precisa estar alinhado com o que você espera e precisa.  

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Conhecer esses detalhes sobre os fornecedores ajuda a tomar decisões certeiras e fechar negócios que geram não apenas lucro, como também facilidades em seu dia a dia.  

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Após reunir suas principais necessidades no relatório, é hora de definir um prazo máximo para que o fornecedor entregue as respostas.  

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Aqui, vale verificar o número de informações solicitadas para escolher um prazo realista. Leve em conta que o RFI é um documento que pode ser bem complexo, e levará algum tempo apenas para fazer a leitura.

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O que vem depois do RFI?

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Se você receber um RFI satisfatório e decidir avançar na negociação, vai conhecer outros dois importantes relatórios: o RFP e o RFQ.

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O primeiro é uma solicitação de proposta, ou Request for Proposal. Nesse documento, constará a precificação do fornecedor, além do tempo de contrato e detalhes adicionais do serviço ou ativos que serão disponibilizados.  

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Caso tenha solicitado o RFI para mais de uma empresa, e deseje fazer o mesmo com o RFP, certifique de que as mesmas informações foram encaminhadas para todos os concorrentes.  Dessa forma, você não corre o risco de receber precificações muito distintas, e que não atendam ao que você realmente precisa.  

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Já o RFQ, que é uma solicitação de cotação, ou Request for Quotation. Ainda mais detalhado que o RFP, esse relatório costuma incluir especificações técnicas dos serviços ou ativos, objetivos de compra e o portfólio do fornecedor.  

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Como última dica, recomendamos que as respostas de todos esses relatórios sejam analisadas em conjunto com departamentos-chaves de sua empresa. Profissionais de diferentes áreas, como financeiro e jurídico, podem ter interpretações próprias dos relatórios e contribuírem com os seus pontos de vistas sobre os mais variados aspectos.  O ideal é não ter pressa de aprovar um ou outro relatório, e sim tomar a melhor decisão para sua empresa.  

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