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controle de frota

Saiba como fazer o controle de frota da sua empresa!

 

O controle de frota é uma função complexa que envolve uma série de variáveis, como manutenções, combustível, rotas, multas, condutores e disponibilidade dos veículos, entre muitas outras.

Justamente por isso, pode parecer um bicho de sete cabeças. No entanto, seguindo algumas boas práticas e sabendo organizar todos os fluxos, é possível trazer mais praticidade e eficiência para esse controle.

Para orientar empresas e profissionais nesse sentido, preparamos aqui alguns tópicos fundamentais que vão ajudá-los a otimizar os seus gastos. São soluções simples, mas valiosas, capazes de agregar mais produtividade ao dia a dia da sua frota se utilizadas com sabedoria.

Então, vamos falar sobre esses tópicos? Continue lendo para conferir!

 

A importância do controle de frota

A cada dia, empresas dos mais diversos setores estão se preocupando com sua competitividade no mercado. Em geral, elas buscam aprimorar cada vez mais a qualidade dos seus serviços ao reduzir custos, trazer inovações e expandir mercados de atuação.

Nesse contexto, setores responsáveis pela gestão de frotas acabam desempenhando um papel importantíssimo, especialmente por fazerem parte (na maioria das vezes) dos custos fixos de uma companhia. Afinal, frotas costumam ocupar o segundo lugar quando o assunto é custo para as empresas.

Controlar a fio uma frota é essencial para garantir a boa aplicação de cada centavo, bem como que seus custos de aquisição, manutenção e atualização sejam otimizados para trazer ganhos ao negócio. Algo que, hoje, só pode ser alcançado por um controle de frota integrado aos demais setores da empresa e implementado com tecnologia e agilidade.

 

O mapeamento das informações da frota

Em primeiro lugar, é preciso fazer um mapeamento completo da sua frota e das operações que ela realiza, utilizando como referência os dados do último ano ou, pelo menos, dos últimos seis meses. Então, contabilize tudo:

  • os veículos;
  • os gastos com combustível;
  • os erros humanos;
  • os gastos com manutenção;
  • a capacidade dos veículos
  • a disponibilidade deles.

Organize também os KPIs a serem acompanhados e faça uma linha do tempo com o histórico desses indicadores, para análise e planejamento da frota.

 

Como estabelecer metas consistentes

Os indicadores de desempenho definidos no mapeamento serão a base para as suas definições para o futuro. Portanto, trace metas anuais e fragmente-as em semestre, trimestre e mês – isso facilitará o acompanhamento e permitirá ajustes na estratégia caso a evolução dos indicadores não esteja caminhando como desejado.

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É muito importante que essas metas atendam a dois parâmetros principais:

  • serem viáveis e factíveis;
  • representarem um desafio que tire as equipes da sua zona de conforto.

Não faz sentido criar metas impossíveis de se atingir, pois elas vão apenas prejudicar a análise dos resultados; por outro lado, objetivos fáceis demais não geram a motivação necessária para a superação por parte dos colaboradores. Então, encontre um meio termo que atenda às necessidades da sua empresa e impulsione sua operação a alcançar resultados sempre melhores.

Vejamos alguns exemplos de indicadores que podem ser usados para a definição de metas de performance na operação de uma frota:

  • multas: valor total de multas, quantidade de multas, multas por veículo;
  • manutenção: custo total de manutenção, manutenção por veículo, manutenção por KM rodado;
  • sinistro: custo total de sinistro, custo de sinistro por veículo
  • combustível: custo total de combustível, custo por veículo, custo por KM rodado.

Por fim, uma dica: para definir metas para o futuro, faça o levantamento e a análise da série histórica de cada um desses indicadores. Isso dará uma boa visão dos resultados que já foram atingidos e garantirá a referência necessária para você projetar metas mais adequadas.

 

controle de frota

 

Boas práticas para um controle de frota eficiente

Agora, vale a pena destacarmos os principais critérios para racionalizar o seu controle de frota:

Dimensionamento da frota

Ter uma frota bem dimensionada é o primeiro requisito para uma boa gestão de frotas. Poucos veículos sobrecarregam esse recurso, o que proporciona o aumento de manutenções e, eventualmente, o volume de sinistros. Por outro lado, uma frota grande demais gera custos elevados e não justifica o investimento empregado nela.

O segredo aqui é determinar o número de veículos a partir das necessidades específicas da empresa e selecionar o perfil ideal dos modelos para cada atividade, garantindo um uso eficiente de todos eles.

Gastos com combustível

Outro impacto positivo de se dimensionar adequadamente a frota é a otimização do consumo de combustíveis. Além de fornecer informações importantes para a gestão da frota, esse controle de consumo gera algumas dicas do uso inadequado dos veículos, que devem ser investigadas a fundo.

E não é só isso: uma série de ações ainda podem ser tomadas para reduzir o consumo de combustível da frota, desde veículos novos e eficientes até a qualificação dos condutores, passando pelo tópico a seguir.

Gastos com manutenção

É fato: investir em manutenção preventiva reduz custos com manutenções corretivas e sinistros e evita a ociosidade da frota. Nesse sentido, o controle eficiente de manutenções deve contemplar um cronograma de revisões, trocas de óleo e outras peças de desgaste natural, para garantir a produtividade da frota e minimizar gastos não previstos.

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Considere, inclusive, a marca e o modelo de cada veículo para fazer esse controle de manutenções periódicas, de acordo com as recomendações específicas das montadoras. Por conta das diferenças técnicas que frequentemente se observa entre veículos de categorias semelhantes, negligenciar este detalhe pode comprometer a produtividade e até a vida útil de alguns modelos.

Gestão de condutores

O capital humano também é uma parte muito importante no processo de gestão. Por isso, todos os envolvidos na operação devem ser assistidos e treinados rotineiramente para se padronizar o uso da frota.

O ideal é utilizar a Política de Gestão de Frotas para normatizar a gestão dos condutores e definir regras de uso dos veículos corporativos. Essa regulamentação é fundamental tanto para proteger os colaboradores quanto para garantir que existam protocolos de segurança a serem seguidos sempre que um veículo deixar a sua empresa — garantindo, a longo prazo, maior integridade ao negócio.

A tecnologia e o controle de frota

Existem hoje diversas ferramentas tecnológicas à disposição dos gestores para potencializar o controle de frota. Além dos próprios softwares de gestão, há soluções como plataformas de telemetria e rastreamento veicular, controle de abastecimentos e de manutenções, que agilizam a coleta e organização de dados.

A gestão de uma frota corporativa não precisa (e nem deve, hoje em dia) se ver dependente de controle manual e baseada em documentos em papel, que só dificultam o controle que precisa ser feito.

 

Principais vantagens de uma boa gestão de frotas

Como já dissemos, essa gestão traz diversas vantagens, por isso, deve ser considerada um dos pilares fundamentais na gestão de uma empresa. Abaixo, abordamos as quatro principais delas com mais detalhes. Confira!

Economia de tempo

A primeira grande vantagem de uma boa gestão de frotas é a economia gerada com a diminuição de tempo gasto pela equipe para resolver problemas operacionais dispensáveis. E, com uma frota terceirizada, esse ganho de tempo é ainda maior.

Com a responsabilidade de serviços como aquisição, seguro contra acidentes, manutenção, documentação, entre outros, nas mãos do fornecedor, a equipe que gerencia suas frotas atualmente pode diminuir muito, ou mesmo deixar de existir. Isso, naturalmente, implica economia com a folha de pagamento.

Redução dos custos de operação

Também é possível reduzir drasticamente os custos operacionais com a implementação de rotinas administrativas voltadas à otimização.

Comprar suprimentos com antecedência e em lotes para obter preços melhores, fazer parcerias com fornecedores e prestadores de serviço e um acompanhar de perto os gastos com os veículos são algumas das rotinas de administração que levam a uma boa gestão de frotas.

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Diminuição de problemas operacionais

Empresas com frotas de veículo próprias precisam aplicar grandes montantes de dinheiro para garantir que haja opções quando problemas operacionais acontecem. Justamente por isso, esse recurso precisa ser bem administrado.

Um bom gerenciamento da frota dá a dimensão precisa da capacidade operacional da empresa nesse setor e ajuda a dimensionar com precisão a compra de veículos de backup. Dessa forma, evita-se o custo extra de adquirir e manter veículos desnecessários na frota ou que são utilizados muito eventualmente e não justificam seus custos de aquisição e operação.

Menos custos com manutenção e depreciação

Uma gestão de frotas bem realizada passa pela administração de bens, e os veículos são, muitas vezes, os bens mais valiosos do negócio. Por isso, precisam de cuidados e manutenções rotineiras para garantir sua segurança financeira e patrimonial.

A preocupação do gestor deve ser a de manter e cumprir todos os calendários de manutenção à risca, além de fazer uso máximo da garantia do fabricante, seguindo as recomendações do manual do proprietário para evitar desgastes e custos surpresas.

Outro ponto que merece destaque nesse sentido é a depreciação dos veículos. Quem conta com frota própria, invariavelmente, terá de lidar com a perda de valor de mercado que é, praticamente, instantânea na compra de veículos zero. Por isso, uma gestão de frota bem feita tem de prever essa depreciação e propor um calendário de ações para minimizar o seu impacto — encontrar o momento certo de vender os veículos, por exemplo, aliando um tempo de uso e preço de revenda razoáveis.

 

Algumas alternativas para o controle de frota

Por fim, vale ressaltar que nem todas as empresas têm o conhecimento necessário para realizar o controle de frota da maneira adequada, principalmente quando essa é uma atividade fora do seu core business. Nesses casos, vale a pena considerar o formato de frota terceirizada, que elimina toda a necessidade de especialização e qualificação da sua equipe interna para gerir a frota da melhor forma possível, além de trazer outros benefícios para a sua empresa.

Porém, ainda fica o questionamento: frota própria x frota terceirizada: qual escolher? Bom, se você está procurando reduzir custos operacionais, a frota terceirizada continua sendo a melhor opção.

Se você gostou desta leitura, aproveite para entender um pouco mais sobre como a terceirização pode reduzir os custos da sua frota e trazer um retorno ainda maior para seu negócio!

Um comentário sobre "Saiba como fazer o controle de frota da sua empresa!"

  1. Claudio Freitas Neiva disse:

    Bom Dia

    Venho me colocar a disposição para ser um gestor de frotas . Onde tenho conhecimento e pratica
    nessa gestão e tambem facilidade de gestão de pessoal, , Aceito trabalhar em qualquer estado do
    Brasil.

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