O termo de responsabilidade de veículo da empresa é essencial para garantir uma gestão de frotas eficaz. De forma resumida, esse documento protege os gestores contra problemas legais ou financeiros devido ao uso inadequado dos ativos.  

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Em nosso blog, você vai entender como criar um termo de responsabilidade claro e que atenda às necessidades da sua empresa, ao mesmo tempo que também protege os motoristas. Confira! 

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Como fazer o termo de responsabilidade de veículo da empresa? 

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Antes de detalhar todas as informações do termo de responsabilidade de veículo da empresa, você precisa saber quais áreas precisam estar envolvidas em sua elaboração. 

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Além do gestor da frota, é importante que os departamentos jurídicos e de Recursos Humanos (RH) da companhia participem.  

Tanto os advogados quanto o RH ficam responsáveis por criar as cláusulas do termo de responsabilidade de veículo da empresa, conforme a legislação trabalhista vigente. 

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Por sua vez, o gestor da frota incluirá as informações do veículo utilizado, conforme veremos a seguir.  

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Com os profissionais dessas áreas reunidos, é hora de colocar a mão na massa, ou melhor, as letras no papel! Então, confira as informações que não podem faltar no documento: 

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• Dados da empresa: nome, endereço com CEP, CNPJ e um representante legal; 

• Dados do colaborador: nome, data de admissão, função, número e série da CTPS, RG e número da CNH, especificando a categoria e data de validade; 

• Informações do veículo: marca, ano de fabricação e modelo, placa e número do chassi; 

• Condições de uso: especifique que o carro é destinado exclusivamente a atividades profissionais, sendo vedada a sua utilização por terceiros e a concessão de caronas; 

• Obrigações da empresa: identifique obrigações como abastecimento, manutenção e pagamento de impostos e demais taxas referentes ao veículo; 

• Obrigações do colaborador: estabeleça rotinas para o motorista, como checar a quilometragem diariamente e prestar contas em casos de falhas mecânicas ou elétricas, avarias e consumo excessivo de combustível. Também solicite que o colaborador reconheça o recebimento do veículo em perfeito estado e se comprometa a conduzir de maneira responsável, livre de influência de bebidas alcoólicas e produtos ilícitos; 

• Responsabilidade por acidentes e multas: deixe claro de quem será a responsabilidade por acidentes e multas com o veículo, inclusive quanto à divisão de despesas e indicação do condutor para a aplicação dos pontos na CNH; 

• Termos de devolução: defina regras e prazos para a devolução do veículo em caso de encerramento de contrato com o funcionário ou substituição do ativo;   

• Prazo de vigência: coloque o período de validade do termo ao final, e lembre-se de renovar sempre que preciso.  

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Além desses detalhes, nada impede que sua empresa acrescente qualquer outro que se adeque a necessidades específicas do negócio.

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Com o documento pronto, basta incluir as assinaturas do colaborador e do representante da empresa, assim como das testemunhas.  

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Ufa! São muitas informações, não é mesmo? Então, a gente vai te apresentar uma solução muito mais prática no próximo tópico.  

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Conheça a terceirização de frotas 

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A terceirização de frotas pode te ajudar com o termo de responsabilidade de veículo da empresa e muitas outras questões!

Ao optar por essa modalidade, você economiza tempo e recursos financeiros para cuidar da atividade principal do seu negócio.  

Além do termo de responsabilidade de veículo da empresa, feito pelo parceiro que fornece a frota, sua empresa deixa de se preocupar com manutenção, depreciação dos ativos e várias burocracias da gestão. 

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