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termo de responsabilidade de veículo da empresa

Como fazer o termo de responsabilidade de veículo da empresa?

Quando um colaborador é contratado por uma empresa, diversos documentos devem ser providenciados para deixar todo o processo de contratação bem organizado, comprovado e documentado.

Se a organização oferece um carro corporativo aos funcionários ou, principalmente, se o negócio for uma frota automotiva, é muito importante que o setor de Recursos Humanos (RH) crie uma política para o uso dos veículos e um documento que aponte as responsabilidades dos motoristas — e é aí que entra o termo de responsabilidade de veículo da empresa.

Quer saber o que é esse termo, qual a sua importância e quais informações devem constar nele na hora de elaborá-lo? Continue a leitura!

O que é o termo de responsabilidade de veículo da empresa?

Para que um colaborador possa utilizar um carro corporativo, é necessário que ele assine o termo de responsabilidade de veículo da empresa. Afinal, este documento reúne todas as responsabilidades e deveres relacionados ao uso do automóvel da empresa, e é graças a ele que o funcionário vai conhecer essas informações.

O documento é obrigatório e, geralmente, está atrelado à política de frotas da companhia. Como cada negócio tem suas particularidades, o termo pode ser personalizado de acordo com seu perfil e as necessidades do trabalho.

Qual a sua importância?

Além de conscientizar e esclarecer os colaboradores sobre seus deveres e direitos quanto ao uso do carro corporativo, o termo de responsabilidade de veículo da empresa é um comprovante de que o funcionário está ciente do que ele pode ou não fazer.

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Dessa forma, a relação entre o motorista e a empresa se torna transparente e, no caso de algum imprevisto — a ocorrência de uma multa, por exemplo —, todos os envolvidos estão cientes das responsabilidades de cada parte, o que vai tornar a situação mais fácil de ser resolvida.

Quais itens devem constar no termo?

Saiba quais são as informações essenciais na hora de montar o termo de responsabilidade de veículo da empresa. Esses dados podem variar, mas existem alguns pontos básicos que devem estar sempre incluídos no termo. Confira quais são a seguir:

Identificação do motorista e do automóvel

Esses são os dados mais importantes, e você não pode se esquecer deles. Eles incluem o nome e os documentos do colaborador que vai usar o veículo e as informações de identificação do carro, incluindo o número de chassi.

Estado de conservação do veículo

O termo também deve conter o estado de conservação do veículo no momento em que o funcionário o está recebendo. Para padronizar e controlar melhor essas informações, é importante criar uma lista com todos os dados referentes ao veículo — desde se ele tem um arranhão ou um adesivo na lataria, por exemplo.

Permissões e proibições

Mais um quesito imprescindível do termo são as permissões de uso do carro e suas restrições. É nesse momento que você deverá informar quando o veículo poderá ser usado e em quais situações o profissional não deverá fazer o seu uso. Se o motorista só puder utilizá-lo para o trabalho e nem deixar que terceiros o conduzam, por exemplo, isso deve ser informado claramente no documento.

Cuidados de conservação

Com certeza você quer que o carro da empresa seja bem cuidado, e pode ser que alguns motoristas esqueçam dessa responsabilidade. Nesse caso, lembre-se de listar as obrigações do colaborador quanto aos cuidados de conservação. Sabemos que qualquer automóvel sofre um desgaste natural, mas cabe ao condutor adotar os cuidados necessários para conservá-lo.

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termo de responsabilidade de veículo da empresa

Despesas de uso

Os gastos com manutenção, abastecimento e limpeza do carro serão de responsabilidade da empresa ou do condutor? Geralmente essas despesas são pagas pela empresa, mas seja qual for o caso de seu negócio, é essencial que isso esteja claro no termo.

Responsabilidades em caso de acidentes e multas

Não podemos nos esquecer da cláusula em caso de multas ou acidentes com o veículo corporativo. Aqui, o documento deve conter informações relacionadas à responsabilização quando houver uma multa — considerando os pontos da Carteira Nacional de Habilitação (CNH) e os valores — e quem fica responsável pelas despesas no caso de um acidente, por exemplo.

Ações de manutenção

O termo de responsabilidade de veículo da empresa ainda deve conter um artigo especificando as ações relacionadas à manutenção do automóvel. É o caso de informar, por exemplo, que o motorista é obrigado a entrar em contato com a empresa para agendar uma revisão, ficando atento à data recomendada pela montadora do modelo.

Vigência do documento

Por fim, não podemos nos esquecer da vigência do termo e as assinaturas do funcionário e dos representantes do negócio, algo fundamental para o termo.

Como já abordamos, é importante que a empresa leve em consideração todas as particularidades do negócio na hora de montar o seu termo de responsabilidade de veículo, assim como os resultados esperados com a operação da frota.

Com isso em mente e a partir das informações básicas que você conferiu acima, será muito mais fácil desenvolver um documento que atenda todas as necessidades da organização.

Quando o termo deve ser assinado pelo colaborador?

Como você deve ter percebido, o documento deve ser assinado sempre que um funcionário for contratado na empresa e tiver que usar um carro corporativo em suas tarefas profissionais.

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Antes disso, é claro, o termo precisa ter todas as suas cláusulas e informações bem definidas. Para isso, é importante que haja uma parceria entre os setores da companhia para uma melhor elaboração do documento — enquanto a gestão da frota conhece as melhores estratégias para o uso do veículo e pode elaborá-las, o setor jurídico pode ajudar a criar as cláusulas.

Cuidar bem dos veículos corporativos e da equipe é algo essencial para que a empresa alcance bons resultados. Por isso é tão importante elaborar os documentos necessários para garantir as melhores práticas e definir de forma adequada os deveres e responsabilidades de todos, o que inclui o termo de responsabilidade de veículo da empresa.

Lembre-se de incluir esse termo em todos os processos de admissão e demissão de funcionários que usem o carro da empresa, assim como no caso de ocorrer uma troca de veículo da frota. Assim, você vai evitar problemas e contribuir para processos mais organizados e eficientes.

O que achou dessas informações? Tem alguma dúvida sobre o termo de responsabilidade de veículo da empresa? Deixe seu comentário que teremos o prazer de respondê-lo!

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