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A importância da RFI e RFP no processo de locação frotas

Você está familiarizado com as siglas RFI e RFP? Vamos entender como esses processos influenciam a seleção e contratação de fornecedores, principalmente aqueles relacionados a frotas corporativas.

Hoje em dia, existe uma ampla variedade de empresas fornecedoras de frota de carros para seu negócio. Independentemente do segmento e de como a empresa vai usá-los — na força de venda, setor administrativo, benefício para funcionários — os veículos se tornaram parte essencial para muitas empresas e o negócio de terceirização de frotas tem cada vez mais players na disputa pelos clientes.

Portanto, é fundamental ter um processo estruturado de contratação, para garantir que as locadoras tenham clareza do escopo da sua operação de veículos e que sua empresa consiga um preço competitivo e justo na contratação.

Essa concorrência é saudável e mantém o cenário competitivo e exigente com os fornecedores — é nesse ponto que o diferencial de algumas companhias aparece. Por isso, vamos falar um pouco mais sobre a importância de usar o RFI ou o RFP na busca da melhor opção para você e para a sua empresa.

Por que esses processos são importantes?

A importância do RFI e RFP no processo de contratação de frota corporativa terceirizada

A importância desses processos é grande para quem está em busca de um fornecedor de frota de carros, mas precisa de um modo de decidir entre as opções de empresas disponíveis no mercado.

É normal esbarrar numa gama de fornecedores que parecem confiáveis e, por isso, pode não ser uma tarefa simples escolher o melhor entre eles. Nestes casos, as RFI e RFP podem ajudá-lo a tomar uma decisão.

Esses processos são designados para ajudar diretamente na escolha de fornecedor. No entanto, é muito aconselhável consultar profissionais de diferentes áreas para que possam ser guias nessa escolha — apresentando prós e contras que você pode deixar passar, por exemplo.

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Já imaginou pagar caro por um serviço que não atenda suas necessidades ou que esteja fora das especificações necessárias? RFI e RFP são muito importantes para coletar as informações dos fornecedores e evitar a contratação de algo errado.

O que é a RFI?

Uma RFI, que vem do inglês Request for Information, significa literalmente a tradução da frase — é um pedido de informações junto ao seu fornecedor da frota.

RFI, do inglês Request for Information

Serve para coletar informações com um potencial fornecedor sem compromisso de negócio e é ótimo para conhecer melhor a empresa e como ela costuma trabalhar, sua estrutura e o que ela tem a oferecer.

Algumas questões que podem ser feitas por meio de uma RFI:

  • Qual o porte da empresa (faturamento, número de funcionários, quantidade de clientes, tamanho da frota gerenciada)?
  • Qual a abrangência de sua atuação (regional ou nacional)?
  • Quantos fornecedores (oficinas e concessionárias) fazem parte do seu escopo?
  • Quanto tempo tem de mercado?
  • Quais suas referências comerciais?
  • Demonstração do portfólio de serviços e diferenciais da empresa.

Em resumo, a RFI fornece informações que vão permitir à sua empresa melhor conhecimento sobre todos os fornecedores para uma tomada de decisão acertada. A RFI também é útil para eliminar os competidores que não possuem uma boa estrutura operacional e financeira para suportar a sua operação de frota. Desta forma, você evita a contratação de fornecedores que não atendam suas necessidades e que possam deixar sua empresa “na mão” quando ela mais precisar, comprometendo a satisfação do seu cliente, sua lucratividade e eficiência operacional como um todo.

Você já definiu o que precisa e onde conseguir, porém, algumas dúvidas precisam ser sanadas antes de fechar o negócio. Para isso serve a RFI, que normalmente vem seguida da RFP.

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O que é a RFP?

Uma RFP, em inglês Request for Proposal, é o pedido de uma proposta junto ao seu fornecedor. Ele busca esclarecer como ele vai oferecer os serviços necessários e quanto isso vai custar.

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Com essas informações em mãos será possível equalizar e comparar melhor as propostas recebidas, uma vez que todos vão precificar o mesmo escopo. Isso significa que você vai poder comparar efetivamente a diferença de preços entres os concorrentes, evitando que algum ofereça um preço muito baixo, mas com uma especificação diferente das suas necessidades.

Para ficar mais claro a importância de uma RFP, pense no seguinte exemplo: se sua frota roda, em média 3.000 km/ mês, e essa informação não for repassada para todos os participantes da negociação, certamente a precificação será diferente em cada um deles, dificultando o processo de avaliação de preço e anulando os critérios de comparação dos fornecedores.

Isso pode levar à escolha de um fornecedor que não atenderá suas necessidades, e uma aparente economia pode trazer impacto significativo para seu negócio em curto e médio prazo.

Quanto mais detalhadas forem as informações contidas na RFP, mas fácil será para o fornecedor entender o perfil da sua frota, e mais transparente será o processo de negociação.

Abaixo alguns pontos básicos que devem constar na sua RFP:

  • Quantidade de KM que os veículos rodam mensalmente;
  • Especificação dos veículos (potência, categoria, cor etc.);
  • Acessórios dos veículos (película dos vidros, adesivação, rastreador, alarme, trio elétrico. etc.);
  • Prazo do contrato;
  • Seguro para o casco do veículo e para terceiros.

A RFP, em suma, vai ajudar a comparar os preços dos competidores, e garantir que as necessidades da sua operação sejam plenamente atendidas.

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Dicas na hora de usar a RFI e a RFP

  • Defina uma lista antes de enviar os RFPs para possíveis fornecedores;
  • Peça exemplos de trabalhos passados do fornecedor;
  • Busque referências com colegas de outras empresas;
  • Trace seus planos e objetivos antes de buscar um fornecedor;
  • Envolva uma equipe multidisciplinar (RH, financeiro, comercial, jurídico, operacional) no processo de contratação;
  • Convide os participantes a uma visita para que conheçam melhor a sua operação;
  • Crie um cronograma do processo, instituindo prazo para entrega da RFI e RFP;
  • Deixe um canal aberto para os fornecedores tirarem dúvidas.

É evidente que fechar com um fornecedor sem passar por esses procedimentos poderá acarretar em problemas indesejados num futuro próximo. Uma relação cordial de negócios precisa de transparência e um relacionamento bem ajustado — tudo isso começa com o alinhamento entre cliente e fornecedor desde a RFI e RFP.

Agora que você já conhece as informações básicas sobre a RFI e a RFP, confira e baixe gratuitamente o nosso Manual da Política da Gestão de Frotas Corporativas e entenda como produzir um normativo com as regras de uso para a frota de veículos da sua empresa.

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