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Reembolso de quilometragem: 5 problemas que a empresa deve considerar

Reembolso de quilometragem: problemas operacionais que se deve considerar

Algumas empresas optam pelo reembolso de quilometragem para que o funcionário utilize seu próprio veículo como ferramenta de trabalho. Mas seria esta a prática mais vantajosa? Existem outras opções que podem dar um retorno mais concreto e menos oscilante economicamente?

Antes de mostrar alguns problemas operacionais que o reembolso de quilometragem pode trazer para sua empresa, vamos entender melhor como esta prática funciona:

Como funciona o reembolso de quilometragem

O reembolso de quilometragem é realizado quando o colaborador utiliza seu próprio carro como ferramenta para cumprir tarefas de trabalho da empresa. O empregador precisa arcar com os custos do veículo do trabalhador, geralmente pagando um valor fixo por km rodado para todos, independente do modelo e de suas demais características.

O colaborador apresenta uma prestação de contas que costuma ser feita através de comprovantes impressos e anotações, sujeitando o controle a uma série de rupturas que dificultam a gestão de custos da frota, como veremos a seguir. O reembolso normalmente é pago junto do salário, uma vez por mês.

Essas informações já dão boas dicas do por que dessa prática não ser tão positiva para a empresa como muitos podem imaginar. Entenda as principais desvantagens do reembolso de quilometragem para a sua operação e confira dicas para driblar estes problemas:

Controle de gastos dificultado

Controle de gastos dificultado

O controle de custos se torna muito mais complexo quando se pratica o reembolso de quilometragem. Enquanto alguns motoristas têm carros mais velhos e que não são eficientes em consumo de combustível, outros possuem veículos que não são confiáveis e requerem reparos frequentes, o que toma um tempo precioso e impacta diretamente na eficiência operacional da empresa.

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Além disso, nos programas de reembolso, não existe escolha do veículo mais adequado para cada aplicação. Os colaboradores usam veículos que já possuem, escolhidos dentro  dos seus próprios critérios e preferências pessoais.

Impossibilidade de rastreamento dos veículos

Ao utilizar o carro próprio, o funcionário pode rodar mais do que precisa e fazer com que os gastos do empregador sejam maiores, principalmente considerando a falta de monitoramento remoto das atividades deste veículo particular. A empresa não pode simplesmente instalar um equipamento de rastreamento em um veículo de terceiros, o que poderia resultar em problemas de ordem trabalhistas.

Pagamento de valores injustos e imprecisos

Como saber se o valor pago é realmente justo, tanto para o empregador quanto para o empregado? Muitas tabelas demonstram os cálculos que devem ser feitos para não cometer equívocos, porém nem sempre a matemática é exata. Será que é realmente tudo contabilizado? Tudo que o trabalhador perdeu com o desgaste do carro está na planilha?

Normalmente, as empresas padronizam um valor fixo a ser pago pelo reembolso de quilometragem. A diferença natural de funcionamento dos vários modelos de veículos existentes demanda um dimensionamento individual do preço pago por quilômetro rodado, o que raramente é feito.

Existe, é claro, a possibilidade da empresa estar pagando um valor maior do que seria necessário e ficar no prejuízo.

Custos extras trazidos pela prática do reembolso

Reembolsar o uso do carro do funcionário pode sair muito caro para a empresa.

“Alugar” o carro do funcionário pode sair muito caro para a empresa. Devido a todos os fatores apontados acima, o valor deste tipo de trabalho corre o risco de não estar dentro do orçamento e, assim, as despesas só aumentarão.

Além disso, existem os custos ocultos de frotas, e muitos deles incidem também sobre os veículos particulares usadas no regime de reembolso. Mesmo pagando um valor fixo por quilômetro rodado, sua empresa fica suscetível a indisponibilidade de veículos, ociosidade de pessoal e queda na eficiência operacional desta frota, entre outros.

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Uma solução muito simples para evitar surpresas é o aluguel de veículos para empresas, também conhecido como terceirização de frotas. Com custos fixos, além da customização dos veículos e a seleção dos melhores modelos, a locadora ainda entrega os veículos no endereço desejado e há renovações periódicas da frota.

E você, empregador, disponibiliza veículos corporativos para os seus funcionários trabalharem ou prefere que utilizem veículos particulares para isso? Conhecia os problemas citados acima? Não deixe de comentar e compartilhar a sua opinião conosco.

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