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Saiba por que a sua empresa precisa ter uma Política de Frotas

Por que a sua empresa precisa ter uma política de frotas

Existem hoje no país inúmeras empresas com frotas grandes, ultrapassando a marca de 50 veículos. Isto pode trazer alguns desafios na gestão da frota, dificultando a fluidez dos serviços e até mesmo causando desperdício de recursos, devido à complexidade desta gestão.

Nesses casos é de fundamental importância a existência de uma política de frotas, que é o documento onde se regulamenta tudo relacionado à sua utilização e funcionamento, desde a gestão de fornecedores até os procedimentos internos da empresa.

É uma política como essas que dá o suporte aos gestores de frotas na sua atividade diária para o melhor cumprimento das suas funções. Além disso, uma política de frotas bem planejada pode ajudar a reduzir significativamente os custos operacionais da frota.

Se você ainda tem alguma dúvida sobre a importância da política de frotas, continue lendo e descubra quais são as vantagens deste normativo para a sua empresa:

Definir a padronização dos veículos

Quando se adiciona novos veículos a uma frota corporativa, o primeiro passo é chamado de mobilização. Nesta etapa, são instalados todos os equipamentos e acessórios necessários para estejam plenamente adaptados às suas funções rotineiras.

Além disso, é na mobilização que será feita a padronização estética dos veículos, aplicando a identidade visual da empresa quando necessário. Este é o caso de carros empregados pela força de vendas, por exemplo, que normalmente circulam devidamente identificados e personalizados.

As definições técnicas de toda a padronização dos veículos devem estar detalhadas na política de frotas, representando o primeiro passo para viabilizar uma gestão otimizada desta frota.

Evitar problemas judiciais

A política de frotas previne a empresa contra uma série de problemas legais

As políticas de frotas visam definir procedimentos que vão reger a utilização dos veículos próprios ou locados da empresa. Desta forma, se torna possível minimizar a ocorrência de desvios nos padrões instituídos, e, consequentemente, prevenir a existência de possíveis demandas judiciais.

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O documento deve determinar, por exemplo:

  • A finalidade de cada veículo;
  • Quais colaboradores serão elegíveis e poderão utilizá-los;
  • Quais serão a regras gerais para a utilização do veículo;
  • Quem será o responsável pelo pagamento de multas de trânsito e sinistros, bem como de que forma essa cobrança será realizada.
  • Outras normas que se façam necessárias para o uso da frota.

Recomenda-se, inclusive, que os colaboradores assinem termos de ciência e compromisso sobre as regras definidas na política de frota. Assim, a empresa cria mecanismos para regular adequadamente o uso da frota, além do comportamento dos motoristas e usuários.

Delimitar funções e responsabilidades

Várias perguntas costumam surgir no momento de desenvolver uma política de frotas, principalmente em relação às funções de cada colaborador. Quais profissionais serão responsáveis pelo abastecimento dos veículos? Qual será a metodologia de controle de manutenções e abastecimentos da frota?

Dependendo da atividade-fim e da cultura organizacional da sua empresa, podem surgir diferentes funções e responsabilidades específicas a serem definidas. Por isso, vale incluir todas as áreas da empresa que são impactadas pela operação da frota na validação do documento para evitar erros comuns na construção da política de frotas.

Delimitar funções e responsabilidades

Com todas as funções detalhadas e responsabilidades definidas no documento da política de frotas, cada colaborador sabe exatamente qual é o seu papel na gestão da frota. O resultado é uma maior fluidez nos serviços, funcionários mais produtivos e redução de custos operacionais.

A política de frotas deve ser absorvida e integrada gradativamente à cultura organizacional da empresa. Além disso, é preciso promover ampla divulgação do documento para que todos tenham pleno conhecimento do seu conteúdo, desde condutores e usuários até profissionais de alto nível hierárquico.

Portanto, se você quer otimizar a gestão da sua frota corporativa e se aprofundar neste assunto, acompanhe a Unidas nas redes sociais e receba notificações sobre novos conteúdos exclusivos do blog!

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