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5 erros para evitar na construção da política de frotas

Política de frotas: como evitar erros no seu desenvolvimento

A política de frotas é um documento elaborado de maneira colaborativa, utilizado para que a companhia  possa cobrar dos colaboradores condutas específicas quanto ao uso dos veículos. É um documento personalizado para as necessidades de cada empresa, e também uma ferramenta importante para aumentar a assertividade da gestão e a segurança em relação à frota em geral. Algumas falhas, entretanto, podem comprometer esses resultados e eles precisam ser evitados logo na construção dessa política.

A seguir, você vai conhecer alguns desses erros e como fazer para evitá-los.

Criar uma política de frotas muito complexa

Por mais importante que seja a política de frotas para o seu negócio, e por mais que ela seja desenvolvida com o suporte do departamento jurídico, não adianta criar uma política que não será compreendida por quem realmente vai colocá-la em prática: os condutores.

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Uma política de frotas clara e simples é muito mais eficiente e benéfica para a sua empresa

Utilizar palavras técnicas ou um texto muito complicado só vai servir para causar falhas na comunicação. Além disso, é preciso ser contundente sobre o que pode ou não ser feito e sobre a forma como cada tarefa deve ser executada. Quanto mais clara e direta for a sua política de frotas, mais assertiva e eficiente ela se torna.

Criar uma política pouco abrangente

Além de ser clara, a política de frotas precisa ser abrangente, o que significa que ela precisa contemplar todos os pontos referentes à gestão da sua frota corporativa. Se a política trata apenas do uso do veículo, mas não menciona nada sobre a manutenção preventiva, por exemplo, ela não será tão útil quando deveria.

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O ideal é que a política conte com informações como utilização de veículos, condução preventiva, documentação, abastecimento, pedágios e manutenção. Se houver o uso de veículo particular, também é preciso determinar como ele acontece na empresa.

Na dúvida, consulte o nosso Modelo de política de frotas para se orientar na criação do seu próprio documento.

Ignorar a opinião de condutores

Por mais que seja importante contar com diferentes setores e tomadores de decisão para a elaboração dessa política, ignorar a opinião de condutores certamente é um erro que deve ser evitado.

É preciso considerar a opiniõ dos condutores para a construção da política de frotas!

Como esses condutores serão os maiores afetados pela normatização dos fluxos de trabalho da frota, é imprescindível considerar a opinião destes profissionais antes de finalizar a composição deste documento. Eles certamente terão contribuições importantes a fazer, partindo da sua visão prática dos assuntos relacionados à frota, proporcionando um melhor alinhamento da política de frotas aos fluxos de trabalho e à cultura organizacional da empresa.

Falhar na comunicação da política de frotas

Não adianta criar uma política clara e abrangente se as pessoas não ficarem sabendo sobre ela. Por isso, é muito importante garantir ampla divulgação da política de frotas, destacando seus principais pontos de atenção.

Existem algumas práticas recomendadas para a divulgação da política de frotas. Primeiramente, pode ser instituída a obrigatoriedade da leitura e assinatura de um termo de conhecimento da política de frotas, como parte do processo de contratação de novos colaboradores/ condutores. Também é aconselhável manter a política sempre disponível para a consulta através de canais de comunicação interna da empresa, como a intranet.

Evite falhas na divulgação da política de frotas usando os canais de comunicação interna

Use o quadros de aviso, papéis de parede dos computadores, periódicos internos e outros meios de comunicação corporativa para ampliar o conhecimento da sua política de frotas dentro da empresa.

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Disponibilizar um canal para tirar dúvidas ou questionamentos ajuda os colaboradores a sanarem dúvidas sobre como agir em determinadas situações, além de ajudar na divulgação da política de frotas. Desta forma, a gestão se torna mais protegida contra a negligência e contra o desconhecimento da política.

Deixar de atualizar a política de frotas

A política de frotas que faz sentido agora pode se mostrar desatualizada em pouco tempo, devido à entrada de novos veículos, eventuais mudanças de transporte ou adoção de novas tecnologias que tenham impacto na gestão da frota. Por isso, a política não deve ser uma entidade que se torna válida de maneira indefinida. Ao contrário: ela deve ser revisada de tempos em tempos e confrontada com resultados e indicadores de desempenho para que sejam feitas atualizações e mudanças em busca de melhorias no documento.

A política de frotas precisa ser ampla, clara, útil, bem divulgada e constantemente atualizada. Qualquer coisa fora disso consiste em erros de construção e eles devem ser evitados para alcançar uma gestão assertiva da sua frota corporativa.

Aproveite para baixar gratuitamente o nosso modelos de política de frotas corporativas para se basear na criação do seu normativo!

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