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Reunião one-on-one: o que é, qual sua importância e como fazer?

Para que uma empresa tenha sucesso e apresente bons resultados, fazer com que os colaboradores se sintam valorizados é algo muito importante. Existem diversas ações e ferramentas a serem utilizadas para esse fim, mas há uma prática bastante simples e, muitas vezes, esquecida pelos profissionais de RH: o diálogo.

Uma das medidas mais efetivas de conversa entre os gestores e as equipes é a reunião one-on-one (ou um a um, em tradução livre), que também é conhecida por 1:1. Ela pode fazer toda a diferença para o negócio, pois é capaz de melhorar a satisfação das equipes e aumentar a confiança dos colaboradores em seus líderes.

Não conhece a reunião one-on-one? Então, este artigo é para você. Continue a leitura para conferir tudo sobre esse tipo de diálogo, desde sua importância até como colocá-lo em prática!

O que é a reunião one-on-one?

Basicamente, as reuniões 1:1 são conversas rápidas e periódicas entre o gestor e um colaborador. É isso mesmo: ao contrário de reuniões gerais, que contam com todos os integrantes de uma equipe ou, até mesmo, de todos os colaboradores do negócio, a one-on-one é feita apenas entre o líder e outra pessoa do time.

As conversas, geralmente, giram em torno de pontos específicos, como uma situação que está indo bem no dia a dia de trabalho ou algo que precisa melhorar. A ideia é proporcionar um momento informal e deixar o profissional à vontade, incentivando-o a compartilhar suas opiniões, ideias e intenções em relação à empresa.

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Tudo isso tem um ótimo resultado: o colaborador consegue transmitir ao líder suas necessidades e alinhar suas expectativas, além de ser motivado e criar uma conexão mais forte com o negócio.

Qual a importância desse tipo de reunião?

Imagine que um colaborador da empresa tenha um problema sobre o qual precisa falar com o RH. Se as lideranças do setor não abrirem espaço para uma conversa em particular, a pessoa se sentirá inibida e dificilmente tratará o assunto em uma reunião geral – especialmente se ela for tímida.

Pois é justamente esse tipo de situação que a 1:1 ajuda a evitar. Portanto, essas reuniões têm um papel fundamental na rotina da empresa. A reunião one-on-one também ajuda a:

  • aumentar o engajamento dos profissionais;
  • tornar as equipes mais confiantes, motivadas e produtivas;
  • melhorar o fluxo de informações entre as equipes e seus gestores;
  • fazer com que os profissionais se sintam parte da empresa;
  • encontrar possibilidades de desenvolvimento e observar o progresso de cada indivíduo;
  • perceber a visão dos funcionários em relação à empresa;
  • fortalecer a relação do gestor com as equipes;
  • manter as pessoas alinhadas e focadas nos objetivos do negócio.

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Como fazer a one-on-one?

Apesar de ser algo bastante simples, muitos gestores acabam cometendo alguns erros ao conduzir uma reunião one-on-one, seja por estarem desacostumados ao modelo ou por não se sentirem preparados para ele. Mas não precisa se preocupar: separamos um passo a passo para que você tenha uma conversa eficiente e de qualidade. Acompanhe!

Planeje a reunião

Mesmo que a reunião one-on-one seja uma conversa pessoal e de caráter leve, isso não quer dizer que ela deva ser feita sem nenhum planejamento. Para que o bate-papo seja produtivo, você deve estruturá-lo com antecedência, elencando todos os pontos que deseja abordar e possíveis respostas para perguntas que podem surgir.

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Respeite a data e a hora marcadas

Se muitas pessoas já se sentem frustradas quando uma reunião é cancelada, imagine no caso da 1:1, em que a conversa é apenas entre dois profissionais. O colaborador pode até mesmo pensar que o adiamento é algo pessoal e ficar descrente quanto a esse tipo de reunião. Portanto, respeite o compromisso firmado e compareça na data e hora marcadas.

Deixe a formalidade de lado

Outro ponto importante é o local para ter esse bate-papo: é interessante que ele seja neutro, como no refeitório ou em outro espaço de convivência menos formal. Além disso, não se esqueça de deixar sua posição de poder de lado para gerar um ambiente saudável, confortável e sem intimidação.

Saiba ouvir as pessoas

Durante a conversa, um dos pontos mais importantes é que você saiba ouvir o que o profissional tem a dizer. Afinal, você não está ali apenas para falar e não ouvir uma palavra do que a pessoa quer falar, certo? Portanto, escute, filtre os pontos expostos e saiba lidar com as demandas da melhor forma possível.

Evite focar apenas pontos negativos

Conversas com o chefe têm má fama, justamente porque muitos líderes chamam os profissionais da equipe apenas para repreender e reclamar quando há algo errado. Esse não deve ser o objetivo de nenhuma reunião, muito menos da one-on-one.

Nesse sentido, é fundamental fazer elogios, deixar o funcionário expor suas opiniões e criar um clima de confiança, sem jamais fazer julgamentos.

Registre a reunião

Por fim, não se esqueça de registrar tudo o que foi falado na one-on-one, listando os principais pontos discutidos e as linhas de ação estabelecidas. Isso vai ajudar a acompanhar o progresso do funcionário, além de ser uma ótima forma de iniciar as reuniões futuras, entender o que ainda não foi feito e o que precisa ser colocado em prática.

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Com que frequência essa reunião deve ser feita?

Essa é uma dúvida comum entre muitos gestores, e sua resposta pode variar bastante. Isso porque a frequência da reunião one-on-one depende da disponibilidade do gestor e, claro, do tamanho da equipe.

O ideal é que a conversa seja feita toda semana, mas também é possível fazê-la quinzenal ou mensalmente. Preocupado em fazer uma reunião com tanta frequência? Lembre-se de que a 1:1 é uma conversa curta e rápida e que novos assuntos nunca faltarão.

Neste post, você descobriu o que são as reuniões one-on-one e qual é a sua importância, além de entender como colocá-las em prática e sua frequência ideal.

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