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Gestor de frotas: 6 habilidades que esse profissional deve ter

Gestor de frotas: habilidades indispensáveis para este profissional

Tempo de leitura: 9 minutos.

Independente de trabalhar com uma frota própria ou terceirizada, o gestor de frotas é um profissional chave para as empresas. Ele é responsável pelo funcionamento adequado da frota, controlando desde as questões técnicas dos veículos até as equipes que trabalham com eles, passando por todos os processos que envolvem esta operação dentro de cada organização.

Para lidar com essas responsabilidades, o gestor de frotas precisa de habilidades específicas desta função. Algumas dessas características são inerentes a certos tipos de profissional, outras são adquiridas e desenvolvidas com a prática e com uma formação específica.

Há também características próprias do trabalho relacionado a frotas corporativas, que exige experiência, iniciativa e uma boa dose de talento.

Se você procura um profissional de gestão de frotas para a sua empresa, ou mesmo se você pretende aprimorar suas qualificações para trabalhar nesta área, confira uma lista das principais características necessárias para se exercer esta função da melhor forma possível e alguns motivos para você considerar a terceirização da frota como uma possibilidade muito interessante e estratégica:

Um bom gestor de frotas é, antes de tudo, um bom líder

Gestores de frotas são, antes de tudo, líderes!

Gestores de frotas são líderes importantíssimos dentro de uma organização, uma vez que precisam coordenar o trabalho de equipes inteiras quanto a melhor utilização dos veículos e demais recursos da empresa.

Um bom profissional da área de controle de frotas deve conhecer bem cada pessoa que compõe seu time – e ter a capacidade de influenciar positivamente as atitudes desses profissionais no seu dia a dia.

Enquanto líder, o gestor de frotas deve conseguir separar a parte pessoal da profissional. É preciso saber lidar com possíveis conflitos que acontecem no dia a dia de trabalho e não se envolver pessoalmente em divergências de opiniões.

O famoso ruído da comunicação pode se tornar um grande problema em uma empresa. Para evitar que isso aconteça, é importante que o gestor saiba como se expressar de maneira simples e objetiva, fazendo o bom uso da comunicação para facilitar as relações entre colaboradores e o pleno funcionamento da sua frota.

É preciso saber os momentos de elogiar a equipe, assim como fazer críticas construtivas sem causar reações negativas por parte dos colaboradores. Isso sem mencionar a interface do gestor de frotas com as demais áreas da empresa, essencial para garantir a satisfação do cliente interno e a eficiência das atividades da frota.

Leia também:  E-book: Guia completo para produção de uma Política de Frotas

O gestor de frotas é organizado

A organização é vital no trabalho do gestor de frotas

Um gestor de frotas precisa ser extremamente organizado para lidar com a rotina de controle e gestão. Este profissional está em contato o tempo todo com muitos processos e fluxos de trabalho convergentes, desenvolve constantemente regras e manuais, e não pode perder nenhum detalhe da sua operação.

Entre suas atribuições, o gestor de frotas precisa dimensionar o tamanho e as especificações dos veículos presentes na sua frota, determinar regras sobre horários e rotas, controlar custos e organizar uma rotina de manutenções preventivas e corretivas dos seus veículos.

Para que as atividades da frota não saiam do controle do gestor, a organização é uma das habilidades indispensáveis para os bons profissionais que se encontram nesta função.

O gestor de frotas possui total domínio dos processos

O gestor de frotas deve ter uma visão altamente analítica dos processos e dos fluxos de trabalho que influenciam de alguma forma as atividades da frota. Este profissional une um profundo conhecimento operacional e técnico a uma sensibilidade ao lidar com os seus clientes, sejam eles internos ou externos.

Não basta entender apenas a área de frotas, mas compreender as questões que estão diretamente ligadas à gestão dos veículos vai ajudar a melhorar os processos de área e aproximar o gestor dos usuários.

É esperado que este gestor conheça todas as etapas dos processos que convergem na atividade da frota e que entenda as necessidades e expectativas dos seus clientes.

Planejamento é a alma da gestão de frotas

Uma das mais importantes características de um bom profissional da gestão de frotas é a capacidade e habilidade de planejar suas ações em médio e longo prazos.

Questões como o consumo de combustíveis, o controle de manutenções e os recursos humanos são parte do planejamento das atividades da frota corporativa, e indispensáveis para uma boa gestão.

Por isso, o gestor deve estudar cada passo de sua equipe, planejar estratégias de redução de gastos e colocá-las em prática com cautela, para que os objetivos da empresa sejam alcançados com sucesso.

Grande parte da atuação do gestor de frotas está ligada à sua capacidade de planejamento

O planejamento das atividades de uma frota corporativa parte do acompanhamento de vários dados e informações sobre a sua operação.

Por isso, o perfil analítico deste profissional exige uma grande habilidade no controle e interpretação dos KPIs a serem monitorados na sua frota – além de critérios muito bem embasados na definição destes indicadores de desempenho. Afinal de contas, “Não é possível gerir o que não se pode medir” (Peter Drucker).

O gestor deve também valorizar o trabalho em equipe e ter uma atitude responsável diante da empresa onde trabalha, se colocando como referência e exemplo para todos. Este profissional tem a missão de coordenar toda a atividade de uma frota corporativa, o que em alguns casos representa a maior fatia da operação da empresa.

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A locação de frotas como alternativa para o gestor

Diante de todas as demandas que são feitas ao gestor de frotas, pode ser difícil atender a todas as expectativas da empresa, principalmente se a gestão de frotas não for o seu core business.

Para os gestores de frotas corporativas, muitas vezes a solução está em contratar uma frota locada, ou terceirizada, ao invés de optar pelo investimento de tempo e dinheiro necessários para montar uma equipe qualificada dentro da própria empresa.

De fato, essa é uma excelente alternativa para reduzir o custo final da frota e ainda obter um serviço melhor. Em especial, o motivo é ter um time capacitado e continuamente atualizado nas atividades que envolvem todo o processo, o que inclui cuidados com os veículos, foco na excelência com o menor custo possível.

Se você ainda não se sente convencido, veja, abaixo, alguns dos principais benefícios que os gestores de frotas podem obter ao terceirizar a frota da sua empresa:

Evitar capital parado

Para montar uma frota própria, é necessário adquirir uma quantidade considerável de veículos, tanto para atender à demanda como para ter contingências em caso de mau funcionamento. Gestores de frota sabem muito bem que é essencial contar com veículos reserva na sua frota corporativa.

O problema é que, com o número de veículos, boa parte deles ficará sem uso, consumindo recursos apenas para mantê-los parados e seguros. Sem contar a necessidade de manutenções preventivas, preditivas e corretivas. Um custo que não oferece grande retorno.

Ao contratar uma terceirizada, você precisa pagar apenas pelos veículos que você vai de fato utilizar durante o trabalho. Caso haja algum problema de funcionamento, a própria empresa poderá fazer a substituição, sem gerar custo adicional para você ou maiores preocupações.

Evitar capital parado

Nesse sentido, a vantagem também é não precisar se desgastar ou deslocar um colaborador para cuidar de todo o processo. Além disso, sempre será possível substituir ou encerrar a contratação, eliminando instantaneamente qualquer custo.

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Dessa forma, o valor economizado poderá ser aplicado em outras áreas da empresa, além de não haver necessidade de empregar recursos humanos nesse departamento da companhia.

Custos com manutenção e burocracia

Um dos trabalhos mais complexos de um gestor de frotas é lidar com toda a burocracia envolvida na manutenção dos veículos e na gestão da documentação necessária. A quantidade de impostos e informações legais que devem ser prestadas para que a frota continue funcionando dentro da lei, além da papelada endereçada aos clientes. Quando a empresa não é dedicada a estas atividades, elas podem custar muito mais do que a média.

Uma empresa terceirizada, por outro lado, pode dedicar muito mais tempo e recursos a esta administração, já que não há outros segmentos além de gestão de frota. Mesmo que o custo seja adicionado ao preço da contratação, o tempo economizado e o aumento da eficiência já serão o suficiente para compensar. E com mais espaço, o gestor pode ter uma atuação mais estratégica.

Maior foco no core business

Essa cena é comum em empresas que não terceirizam sua frota corporativa

Como já mencionamos, boa parte da eficiência de uma empresa é reduzida ao focar em algo que não seja seu core business, seu negócio principal. Mesmo que os veículos sejam um ponto-chave do serviço, a gestão deles não influencia diretamente na qualidade do trabalho.

Um gestor de frotas que seja dedicado exclusivamente à atuação estratégica é mais eficiente que um dedicado ao trabalho burocrático. Fazer o planejamento de rotas e criar protocolos de segurança para os motoristas é muito mais relevante para a empresa do que assinar uma pilha de contratos.

Definitivamente, a gestão de frotas apresenta grande valor para as companhias, em especial quando conta com pessoal competente e profissional para cumprir todos as etapas desse trabalho. Assim, é possível se destacar perante todos os desafios inerentes à atividade.

Dessa forma, seguindo nossas dicas, você conseguirá exercer a sua função com excelência, fazendo funcionar todo o processo de gestão das frotas da organização.

Você tem dúvidas sobre as qualidades necessárias para um gestor de frotas? Já emprega alguma das ideias que apresentamos neste post? Ou quer acrescentar a sua opinião ao artigo? Conte-nos sua história ou deixe suas dúvidas. Use o campo de comentários para participar desta conversa conosco!

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