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Como garantir a escalabilidade dos processos da sua empresa

Como garantir a escalabilidade dos processos da sua empresa

Tempo de leitura: 7 minutos.

Empreendedores e empresários sempre possuem planos de expandir e consolidar os seus negócios, garantindo que suas empresas continuem prosperando ao longo do tempo. Porém, ampliar a atuação de uma empresa pode custar tanto quanto sua fundação, ou talvez ainda mais. Para lidar com isso, é importante que você invista na escalabilidade dos processos da sua empresa.

De forma simples, um negócio “escalável” é aquele que apresenta a possibilidade de crescer em um ritmo constante, sem perda de qualidade ou desempenho, mantendo a mesma estrutura atual. É uma característica importante em várias empresas, especialmente quando se pretende manter-se relevante em um mercado que muda a cada dia.

Se você quer investir na melhor escalabilidade dos seus processos, mas ainda não sabe como, não se preocupe. Trouxemos aqui 7 dicas simples que você pode seguir para melhorar as chances de crescimento do seu negócio. Confira:

Reduza a necessidade de material físico

Reduza a necessidade de material físico

Um dos primeiros empecilhos para o desenvolvimento extra de qualquer negócio é a grande dependência que muitos possuem em materiais e insumos físicos.

Certos setores são mais ligados a essa questão, como o de indústria e o alimentício. Porém, há várias áreas, como consultorias e finanças, cujo produto ou serviço oferecidos no mercado dependem menos (ou nada) de matérias primas ou materiais físicos de qualquer espécie.

Digamos, por exemplo, que um contrato de cliente precise ser impresso, enviado em uma cópia física e depois retornado. Para ampliar o número de vendas, é necessário arcar com os custos dessas impressões e do seu transporte.

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Porém, se o processo for digitalizado, a troca será mais rápida e mais fácil de ampliar à medida que mais clientes chegam.

Revise seu fluxo de tarefas

Em alguns casos, a única coisa que impede a melhoria de um negócio é o uso ineficiente do seu tempo. Muitos processos podem e devem ser enxugados à medida que uma empresa muda de direção.

Certas tarefas podem estar  atrapalhando e talvez até tenham se tornado irrelevantes para o negócio como um todo.

O ideal é que você faça uma revisão regular nos processos da sua empresa, verificando como podem ser otimizados, cortando custos desnecessários e permitindo maiores margens de lucro.

Isso vai significar uma grande vantagem na hora de fazer o mesmo com mais recursos ou em diferentes localidades.

Crie um modelo possível de ensinar e replicar

Crie um modelo possível de ensinar e replicar

Para que uma atividade possa ser requisitada por mais clientes, é necessário que outras equipes possam replicá-la.

Além disso, é preciso seguir um conjunto de regras que possam ser passadas adiante.

Se isso não for possível, então o número de vendas que você pode concretizar sempre será limitado de acordo com sua própria capacidade.

Se você tem dificuldades em mostrar a novos colaboradores como os processos da sua empresa funcionam, pode ser uma boa hora para avaliar todos os passos.

Existem atividades complexas demais que poderiam ser simplificadas? O processo possui pontos que não foram formalizados? Há alguma falha no fluxo de tarefas?

Se a resposta para alguma dessas perguntas for positiva, é melhor revisar seus procedimentos antes de iniciar qualquer investimento em expansão.

Busque fontes de capital e investimento

A escalabilidade da sua empresa também depende muito da sua capacidade de arcar com o seu crescimento.

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Se não houver recursos suficientes para sustentar os processos e atividades focadas na expansão, será impossível mantê-los em uma escala maior.

É preciso pensar nas suas finanças e em maneiras de mantê-las estáveis durante o seu desenvolvimento.

Há várias maneiras de gerar e acumular capital para permitir o melhor desenvolvido dos seus processos. Você pode seguir o método mais independente, equilibrando as contas da sua empresa e garantindo que sempre haverá excedente para reinvestir.

Ou, em outras ocasiões, atrair a atenção de investidores que confiam na possibilidade de crescimento do seu serviço.

Mantenha alguma flexibilidade

Mantenha alguma flexibilidade

Por fim, mas não menos importante, mesmo os processos mais elaborados só podem ser mantidos se estiverem devidamente adaptados ao contexto onde estão inseridos.

Certos procedimentos mais cuidadosos, por exemplo, são adequados em empresas que priorizam a minimização de riscos, mas podem custar um pouco mais para aquelas que precisam focar primeiro no cumprimento de prazos.

Não há uma fórmula específica para o nível certo de flexibilidade que você deve buscar.

Se pergunte: “o quanto seria possível alterar alguns aspectos para manter toda a estrutura funcionando enquanto aumento a minha operação?”. A resposta dessa questão refletirá o quão escalável é a solução que você escolheu adotar para o seu negócio.

Terceirize as atividades secundárias

Outro ponto que atrapalha bastante a escalabilidade de uma empresa é a necessidade de lidar com muitos serviços e setores não relacionados ao seu core business.

Alguns exemplos seriam: gestão de limpeza, transporte, manutenção elétrica e tecnologia da informação. Todos são vitais para seu bom funcionamento, mas nenhum deles é parte de sua área de expertise.

Uma solução aqui é buscar outras empresas que prestem esse tipo de serviço e contratá-las. Como elas são especializadas na área em que você não é especialista, você poderá contar com um serviço de maior qualidade sob demanda.

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Além disso, caso sua empresa cresça, basta ajustar o contrato com a empresa terceirizada e para ter condições de atender seus pedidos adequadamente.

Agora que você entende melhor o que é a escalabilidade de processos e como você pode promovê-la dentro da sua empresa, é hora de aplicar esse conhecimento e ampliar seus negócios.

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