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Conheça 7 desafios da gestão de frotas e como resolvê-los

Gestão de Frotas: o que é e como fazer

gestão de frotas é um desafio para muitas empresas — afinal, essa tarefa, geralmente, não está ligada ao seu negócio principal, ou seja, seu core business. Por isso, é preciso criar rotinas de trabalho em que os envolvidos possam cumprir a gestão de maneira adequada, preparando toda uma estrutura necessária para as atividades inerentes ao gerenciamento de veículos corporativos.

Antes, é necessário entender o que é a gestão de frotas e a importância dela para uma empresa, além de elencar alguns desafios bastante comuns da atividade, como disponibilidade e conservação dos veículos, segurança dos condutores etc. Para entender tudo isso, basta prosseguir com a leitura deste artigo. Boa leitura!

O que é a gestão de frotas?

Assim como outras funções de gerenciamento, a gestão de frotas é realizada por um profissional especializado na área. Ele tem a responsabilidade de gerenciar todas as atividades referentes aos veículos de uma empresa, sejam eles próprios, sejam alugados.

Como parte dessa responsabilidade, o gestor também deve organizar, acompanhar e administrar todas as despesas e necessidades da frota e dos colaboradores envolvidos com ela. Quando pensamos em gestão de frotas, porém, muitas vezes imaginamos uma grande quantidade de veículos, geralmente pesados, como caminhões.

Porém, nem sempre esse gerenciamento é realizado para uma quantidade significativa de veículos, ou apenas para veículos de grande porte. Muitas vezes, uma empresa com apenas um carro ou pouco mais de uma dezena de veículos leves ou pesados já precisa e pode contar com as vantagens de uma gestão de frotas especializada e eficiente.

Qual a importância do gerenciamento de frotas para uma empresa?

Muitas pessoas, apesar de entenderem o conceito de gestão de frotas de veículos, ainda não compreendem a importância dela para os negócios. Afinal, gerir uma frota vai muito além de organizar e otimizar as atividades referentes aos veículos da empresa, é ser responsável por planejar e colocar em prática todo o fluxo desses processos.

Além disso, é de responsabilidade do gestor de frotas avaliar a performance e as condições de trabalho dos motoristas, garantir a disponibilidade e a manutenção dos veículos, deixando-a sempre em dia, e, claro, monitorar questões burocráticas ou não referentes à frota. Entre elas, podemos citar troca de pneus, gestão de multas, emplacamento etc.

Assim, a gestão de frotas é responsável por deixar todas essas atividades em dia, além de aumentar a produtividade dos veículos, diminuir as despesas e custos operacionais, fazer a administração dos recursos destinados ao setor e, assim, aumentar a margem de lucro da empresa.

Por isso é tão importante contar com uma gestão de frotas de veículos eficiente em todo o tipo de empresa, de pequeno a grande porte, otimizando os fluxos de trabalho e, sempre que possível, reduzindo os custos.

Quais os principais desafios para a gestão de frotas de veículos?

Nesse cenário, alguns desafios são bastante comuns para empresas e gestores que precisam lidar com seus veículos, condutores e tudo acerca de suas atividades. Por isso, listamos os quatro principais desafios para a gestão de frotas — e por que a terceirização pode ser uma ótima ideia para solucioná-los. Será que você reconhecerá alguma dessas questões na sua empresa? Veja, a seguir!

1. Manter a disponibilidade e a conservação dos veículos

Ter sempre veículos em pleno funcionamento e bem conservados é um desafio da gestão de frotas para o qual, na verdade, muitas empresas não dão a devida importância. Mas o estado de conservação em que os veículos se encontram é fundamental para todo o funcionamento e segurança de uma frota corporativa.

Para cuidar adequadamente da conservação dos veículos, é necessário observar os seguintes aspectos:

  • organizar e atualizar uma agenda de manutenções preventivas;
  • optar por veículos mais novos e eficientes;
  • escolher os veículos adequados para cada tarefa;
  • certificar-se de que todos os veículos estão devidamente segurados;
  • gerir bem o comportamento dos motoristas.

Veículos avariados trazem grandes prejuízos, além do custo de manutenção. Atrasos, ociosidade de pessoal e insatisfação de clientes são apenas alguns deles. Por isso, não deixe a manutenção e os cuidados com a conservação dos veículos da sua frota em segundo plano. No mínimo, a imagem da sua marca pode ser prejudicada diante do público.

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Outros pontos a considerar: veículos reserva são importantes para evitar a ociosidade e manter a produtividade da frota. Não deixe para pensar neles só na hora em que precisar! E conte sempre com um serviço de assistência e socorro disponível 24 horas por dia, e 7 dias por semana.

2. Garantir a segurança dos condutores

Garantir a segurança dos condutores

Quando falamos de segurança, além do próprio seguro do veículo, é importante pensar em evitar especificamente questões como acidentes, roubos e furtos de veículos. Para isso, estão disponíveis no mercado equipamentos e sistemas especializados em rastreamento e monitoramento do veículo, que representam camadas adicionais de segurança e ainda auxiliam na recuperação de veículos roubados.

Os motoristas também devem ser bem treinados e incentivados para uma boa conduta no trânsito, evitando acidentes e preservando vidas. Além disso, a segurança deve se referir ao bom funcionamento dos veículos, que devem ter acompanhamento constante e estar com a manutenção preventiva sempre em dia.

Nesse sentido, é possível investir em telemetria: aferir os dados (consumo de combustível, condução dos motoristas e muito mais), com transmissão remota para uma central de monitoramento, a fim de acompanhar sua operacionalidade.

E é claro, toda a frota precisa ser devidamente segurada. Sinistros, muitas vezes, são inevitáveis, mas o prejuízo pode ser minimizado se a frota estiver coberta por proteção veicular.

3. Realizar um bom controle de gastos

Outro desafio na gestão de frotas de veículos é o controle de gastos. A gestão adequada possibilita uma economia de até 25% nas despesas. O controle de custos deve ter apoio da manutenção dos veículos e dos cuidados com a segurança no transporte, mas o melhor a fazer é ter uma equipe qualificada e sistemas especializados para controlar os custos da frota.

Realizar um bom controle de gastos

Outros gastos que precisam de controle adequado são os tributos. O pagamento de impostos também deve levar em consideração suas datas de vencimento — afinal, eventualmente podem acontecer mudanças na legislação e aumentos das alíquotas.

A gestão e o monitoramento das multas de trânsito são outro desafio na gestão de frotas. Nesse sentido, as infrações podem ser prevenidas a partir da melhor conscientização e treinamento do motorista quanto ao respeito às regras de circulação nas vias — e claro, de um acompanhamento detalhado dos condutores e a incidência de multas para cada um deles.

4. Acompanhar os resultados da gestão de frotas

Além dos custos, uma boa gestão de frotas tem o desafio de controlar os resultados referentes a diversas atividades dos veículos, como gastos, ocorrência de infrações, gastos com mecânica etc. Porém, muitas vezes, o gestor não tem um bom controle sobre essas ações ou possui informações descentralizadas, não tendo conhecimento de quais resultados estão sendo positivos e o que precisa ser melhorado ou reavaliado.

Por isso, a falta de indicadores é um dos principais desafios na hora de fazer a gestão de frota de veículos, próprios ou alugados. Entre as informações necessárias, o gestor deve ter em mãos indicadores de desempenho e performance dos veículos, como consumo médio e gasto com combustível, quilometragem atual de cada veículo, ocorrência de acidentes durante o trabalho etc.

Assim, quanto mais conhecer esses resultados, mais eficiente a gestão de frotas será, sendo capaz de criar estratégias coerentes e proporcionar crescimento para o setor e para a empresa.

5. Garantir a produtividade nas entregas

Quando falamos em gestão de frotas de veículos, outro grande desafio é garantir a sua produtividade. Sem um bom controle de indicadores, muitas vezes, a empresa não produz nem metade do seu potencial, seja por falta de motivação por parte dos colaboradores, seja por algum problema no fluxo de trabalho. E o pior: nem sempre a liderança sabe desses problemas.

Pense no seguinte exemplo: se um gestor decidir entrevistar seus colaboradores, pedindo informações sobre os processos de trabalho e questões como motivação, condições da atividade, segurança durante o trabalho etc., quais respostas receberia? Por vezes, o resultado dessa simples pesquisa com os funcionários pode ser surpreendente.

Depois de diagnosticado o problema, é preciso encontrar formas de estimular a equipe envolvida com a frota, desde motoristas até auxiliares, passando por outros usuários e pelas lideranças diretamente ligadas à frota. Estabelecer metas desafiadoras, remunerar cada pessoa por produtividade, oferecer a segurança e os recursos necessários e, até mesmo, alguns benefícios extras.

6. Reduzir os gastos com combustível

Além de tudo isso, uma boa estratégia de gestão de frotas deve levar em consideração a variação do preço do combustível, tendo como objetivo sempre reduzir os gastos com o abastecimento dos veículos. Nesse sentido, um dos grandes desafios são os constantes aumentos nos preços, tanto da gasolina quanto do etanol e do diesel.

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Controle os gastos da sua frota com combustíveis

Assim, é necessário que o gestor de frotas tenha em mãos as informações necessárias para uma tomada de decisão certeira, protegendo a saúde financeira do negócio desses aumentos constantes. Entre as opções possíveis está o fechamento de contratos de exclusividade com postos de gasolina ou partindo para um sistema de pagamento de combustíveis, garantindo descontos no preço do combustível e, assim, diminuindo o impacto desses reajustes.

Além disso, é essencial fazer um controle minucioso do gasto com combustível em cada veículo da frota, identificando algum possível problema de aproveitamento ou, em alguns casos, possíveis desvios da verba para abastecimento.

7. Planejamento de rotas

Esse desafio tem muito a ver com o anterior, sobre economia de combustível e deve ser bastante estudado pelo gestor. Fazer um bom planejamento de rotas é essencial para determinar como serão feitas as entregas, a distância percorrida com cada uma, os produtos que serão entregues por essas rotas, clientes que serão atendidos etc.

Importante destacar que não resolve buscar uma rota menor e passar por estradas em más condições ou até mesmo que não sejam as mais indicadas. Muitas vezes esse planejamento tem o poder de otimizar muito as suas entregas e fazer com que sua empresa economize em mais um fator, identificando os melhores percursos e trabalhando com entregas simultâneas.

A terceirização e a gestão de frotas corporativas

Já deu para perceber que fazer a gestão de frotas de veículos com eficiência pode ser um grande desafio para as empresas — e, ainda, causar grandes dores de cabeça quando houver uma má administração. Por esse motivo, a terceirização de frotas se estabelece como a melhor opção para gerir adequadamente esse importante recurso.

Empresas especializadas na gestão de frotas proporcionam grandes vantagens para os contratantes. Primeiro, é feita a escolha dos melhores veículos para cada tipo de uso. Depois, entra toda a preparação dos veículos, como instalação de equipamentos e personalização visual, para, ao final, fazer a entrega no endereço desejado.

Empresas que optam pela terceirização de frotas — também chamada de locação de frotas ou aluguel de frotas — delegam esses desafios aos verdadeiros especialistas no assunto, o que faz bastante sentido. Elas ainda recebem de volta outro benefício: uma frota terceirizada gera um custo fixo, que privilegia o planejamento financeiro ao longo prazo.

6 dicas para melhorar a sua gestão de frotas

Todo ano, gestores de frotas corporativas procuram superar os obstáculos e problemas encontrados com o passar do tempo. Agora não será diferente; este será um ano bastante desafiador para as empresas, que deverão buscar cada vez mais controle dos seus custos administrativos. Mas alguns aspectos deste ano peculiar podem fazer a diferença na eficiência de uma frota. Listamos aqui  6 dicas para melhorar a sua gestão de frotas, otimizando ações que deram certo e eliminando pontos negativos.

1) Avalie os resultados do ano anterior

A primeira coisa a se fazer é analisar os resultados recentes, entrando em alguns detalhes específicos que vão auxiliar bastante nos primeiros meses do ano:

  • Veículos mais eficientes e econômicos – Quais os modelos presentes na sua frota que menos gastam combustível, pneus e manutenção corretiva? A resposta deve revelar o caminho a seguir na ocasião da renovação da sua frota;
  • Condutores mais eficientes – Quem levou menos multas, obteve menor média de consumo de combustível e causou menos sinistros na frota? Incentive e premie esses condutores, e faça deles bons exemplos para os demais;
  • Centros de distribuição mais ativos – Se a sua empresa trabalha com centros de distribuição, dê mais atenção a aqueles com maior volume de movimentação. Verifique a capacidade de circulação de mercadorias e armazenamento, e considere fazer ajustes estratégicos que podem resultar em mais economia e agilidade no seu fluxo logístico.

Cada negócio tem as suas particularidades. Portanto, dentro do perfil da sua empresa e da área de atuação, há outros fatores a serem analisados antes de colocar a mão na massa e iniciar os trabalhos neste ano. Fique de olho e não perca nenhum detalhe! Ser minucioso é necessidade permanente na gestão de frotas, então atualize-se antes de olhar para a frente.

2) Reduza a velocidade

Esta é uma tendência mundial e não apenas reduz o consumo de pneus e de combustível como também melhora os níveis de segurança, minimizando o número de vítimas e o prejuízo  financeiro relacionado a acidentes de trânsito.

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Ideias como a Zona 30 crescem pelo mundo e demonstram grande eficiência ao reduzir a quantidade de batidas e atropelamentos em zonas urbanas. Portanto, ações de conscientização e treinamentos de direção defensiva, telemetria e medidas administrativas podem ser usadas para reduzir a velocidade média dos seus condutores.

Ao contrário do que se pensa, correr pelas ruas não garante maior produtividade para a sua frota. O tempo ganho com o excesso de velocidade é perdido em acidentes e problemas com a polícia e guardas de trânsito; a lucratividade desaparece com o aumento de manutenções e consumo de peças e combustível; e motoristas “pé de chumbo” costumam ser mais estressados e sofrerem mais com problemas de saúde, isso obviamente sem falar da ociosidade causada por ferimentos e suspensões causados pela imprudência.

3) Monitore

Para se alcançar maior eficiência operacional em frotas corporativas é necessário acompanhar todos os detalhes da operação, se possível em tempo real.

O monitoramento veicular tem vários níveis. Pode contemplar apenas a localização e velocidade média de um veículo, ou captar inclusive dados de telemetria que auxiliam na prevenção de panes e medição do desgaste de pneus e outros itens mecânicos e elétricos.

Se você ainda não conta com um sistema de monitoramento que se adeque às suas necessidades, fique de olho. Crimes como roubos de cargas, por exemplo, são um risco constante e colocam em risco não apenas a sua frota como as mercadorias que estarão transportando, e o monitoramento é uma das poucas maneiras de se prevenir contra este tipo de situação. Não se esqueça de ter tudo coberto por um seguro especializado neste tipo de atividade.

4) Controle os custos

Os custos da operação de uma frota estão diretamente ligados à sua eficiência operacional. É necessário acompanhar bem de perto alguns dados específicos a partir de informações como:

  • Custo médio por viagem
  • Combustível: custo por KM rodado
  • Depreciação dos veículos
  • Custo manutenções preventivas
  • Custo manutenções corretivas
  • Sinistros
  • Seguro

O Custo médio por veículo/ mês é um KPI derivado de todos os custos mensais da frota, que serve para acompanhar variações de custos de cada veículo. É composto dos itens listados acima, além de qualquer custo operacional que pode ser atribuído a cada um desses veículos separadamente.

Dependendo das especificidades da sua empresa, outros tipos de custos podem ser controlados para se garantir uma operação eficiente. Além disso, este acompanhamento servirá para a realização de diagnósticos e identificação de possíveis rupturas no seu fluxo logístico ou em processos internos.

E não se esqueça de entender melhor os custos ocultos da sua frota corporativa – e tentar eliminá-los, obviamente. Continuará sendo imprescindível ter controle total sobre os custos da operação da sua frota. Só assim é possível identificar oportunidades de economizar recursos.

5) Minimize a ociosidade

Veículos parados continuam acumulando gastos. Uma frota ociosa reduz a sua lucratividade e denuncia algum problema no seu dimensionamento.

Certifique-se de que a sua frota conta com veículos reserva, e prepare-se para gastos surpresa se houver alguma limitação para seu uso. Quando a frota é terceirizada, é muito comum haver limite para o carro reserva, o que pode se tornar um verdadeiro problema para a empresa  – contratar uma frota terceirizada com veículos reserva ilimitados é a saída mais indicada. Com veículos prontos para serem usados no caso de pane ou sinistro de algumas unidades, você garante mais produtividade e pode eliminar a ociosidade da frota causada por essas ocorrências.

6) Conte com o suporte adequado

Se a sua empresa tem outra atividade que não seja a de frotas corporativas, seu core business não está relacionado à gestão desta frota. Sendo assim, é mais indicado delegar esta gestão a um parceiro que tenha a experiência necessária para esta atividade. Apenas desta maneira é possível focar no seu negócio principal e aumentar sua eficiência e sua lucratividade relacionadas à cadeia logística de operações.

Este ano pode ser positivo para sua empresa, desde que iniciado com um bom planejamento e direcionamento estratégico. Se tiver qualquer pergunta sobre a gestão de frotas corporativas ou sobre as dicas acima, solicite o contato de um especialista em frotas. Teremos prazer em ajudar!

Agora que você conhece os principais desafios da gestão de frotas, é hora de elaborar seu próprio normativo estratégico, garantindo a eficiência do seu negócio. Para isso, basta baixar nosso e-book Manual da Política de Gestão de Frotas. Aproveite!

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