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como calcular km rodado

Como calcular km rodado para reembolso do colaborador?

Toda empresa com representantes comerciais, vendedores externos, entregadores, motoristas ou qualquer profissional que trabalhe diretamente com o carro da companhia precisa controlar os custos. No entanto, saber como calcular km rodado de forma justa e correta nem sempre é uma tarefa simples e fácil.

Então, como fazer esse controle de gastos com a frota no dia a dia e garantir resultados satisfatórios para ambos os lados? Pensando justamente nisso, resolvemos preparar este post com dicas e sugestões essenciais de como calcular km rodado em sua empresa e possibilitar uma gestão mais apurada, justa e transparente de seus veículos e motoristas.

Quer saber por onde começar? Então, continue a leitura até o final e tome nota. Vamos lá!

Passo a passo para calcular km rodado da frota 

A seguir, preparamos uma pequena lista de dicas e sugestões do que deve ser considerado na hora de calcular km rodado de cada veículo de sua empresa. Confira!

Crie uma política de reembolso

O primeiro passo de todos de como calcular km rodado para sua frota é definir o que está incluso na utilização do carro. Para isso, é fundamental que se tenha uma política detalhada, acessível e transparente disponível a todos os funcionários da empresa. Nesse documento, liste o funcionamento do sistema de reembolso, destacando informações básicas como prazo de pedido e pagamento, os valores máximos permitidos dentro do período de uso, as permissões e restrições de utilização, os cuidados e responsabilidades do usuário, entre outros pontos importantes.

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A política de reembolso de gastos com o veículo da empresa deve ser mostrada ao motorista ou funcionário antes deste começar a utilizar o automóvel e, por sua vez, deve estar ciente e concordar com as normas e regras do sistema. Disponibilize também o documento de forma online na pasta de políticas da organização para que todos os colaboradores tenham acesso a qualquer momento ou necessidade de consulta.

Defina os elementos a serem reembolsados

Aproveitando ainda o gancho da dica acima, dentro da mesma política devem-se destacar todos os elementos reembolsáveis — assim como os não reembolsáveis. Faça isso em forma de lista para facilitar a visualização e leitura do colaborador e, claro, ressalte qualquer observação ou informação essencial ao lado de cada item.

Por exemplo, supondo que a política de reembolso para viagens corporativas estipule o pagamento de combustíveis, pedágios, pernoites do motorista e higienização do veículo, mas com certas ressalvas, é imprescindível que tais detalhes apareçam em destaque e bem visíveis no documento, justamente para evitar dúvidas, informações capciosas ou, até mesmo, golpes do usuário.

A seguir, preparamos um exemplo prático e bem simples para servir como modelo. Confira!

  • gasolina (até R$ 250,00 por semana ou com ressalva justificada);
  • pedágios (reembolsável apenas para cobranças dentro do trajeto planejado);
  • pernoites (até R$ 150,00 por diária e pessoa);
  • limpeza dos veículos (até R$ 50,00 por semana ou com ressalva justificada).

Enfim, são apenas exemplos e, obviamente, os valores, restrições e regras precisam ser adaptadas conforme a necessidade da empresa.

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Comunique o valor do km rodado

Outra dica de como calcular km rodado da frota é estipular um valor máximo da quilometragem por veículo, levando em consideração as informações do seu marcador, assim como o preço do combustível nas regiões de uso.

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Por exemplo, supondo que o preço da gasolina comum na sua região varie de R$ 4,80 a R$ 6,05, que os motoristas, em geral, rodem até 500 km por semana e que os veículos consumam, em média, 10 km/litro, podemos considerar a seguinte possibilidade de limites para o sistema de reembolso de quilometragem:

km total permitido/ média de consumo do veículo x o preço máximo da gasolina

(500/10 x R$ 6,05 = R$ 302,50)

Ou seja, R$ 302,50 é o valor máximo permitido para reembolso semanal de cada veículo da frota. Esse cálculo engloba a maior margem possível para a suposta região e, evidentemente, pode ser variável com as necessidades da empresa, por exemplo, utilizar o valor médio do preço do combustível em vez do valor máximo, aumentar ou reduzir o consumo médio do carro, definir a quilometragem máxima por cada função, etc.

Adote medidas de monitoramento

Preparada a política de reembolso, é hora de monitorar seu funcionamento, na prática. Isso requer um controle frequente, que também pode ser variável por dia, mês, período, região e colaborador.

Como dica, é essencial que se tenha o conhecimento de informações indispensáveis, como a quilometragem inicial e final do marcador do veículo, a descrição detalhada dos gastos dentro do período (notas fiscais de abastecimento, comprovantes de pedágios, recibos, etc.), datas e locais correspondentes ao uso e, por fim, os dados coerentes do veículo em questão.

Para melhorar tal controle, crie padrões para a comprovação de gastos, guarde todos os recebidos, registre essas informações em ferramentas seguras e realize auditorias de tempos em tempos.

Dicas de ferramentas para controlar km rodado na empresa 

Você pode realizar o controle de km rodado de sua frota em um simples caderno de registros ou em formulários específicos para isso, que devem ser arquivados e organizados de forma a serem consultados sempre que preciso. No entanto, um software organizacional garante ainda mais flexibilidade para essa tarefa, dando segurança e rapidez para as pesquisas também.

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Como dica, alimente a ferramenta com o máximo de informações possível de cada veículo e operação, a fim de transparecer tudo o que é necessário para realizar o devido reembolso ao funcionário, garantir os dados fundamentais para uma auditoria, auxiliar melhor a gestão de frotas e evitar descontroles dos gastos rotineiros da empresa.

Em resumo, essas são as dicas de como calcular km rodado da sua frota e garantir um desempenho melhor e mais transparente de seus colaboradores, com um sistema de reembolso justo e correto, tanto para quem conduz os veículos quanto para a empresa em si. Independentemente dos padrões e normas adotadas pelo seu negócio, vale ressaltar a importância de uma política clara e de conhecimento de todos os funcionários.

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